Déclaration des salaires : Ce que vous devez savoir - 11 mars 2019

En matière de santé et de sécurité du travail (SST), les employeurs sont dans l’obligation de produire divers documents. L’un d’entre eux concerne la Déclaration des salaires.

La Déclaration des salaires permet de déterminer la bonne prime d’assurance annuelle payable à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Au préalable, chaque employeur québécois doit obligatoirement être inscrit à la CNESST pour assurer sa couverture d’assurance.

Voici les cinq éléments d’importance à tenir compte concernant une Déclaration des salaires :

Il importe de savoir que la procédure pour déclarer les salaires des employés d’une entreprise est obligatoire pour tout employeur. Sachez que, même si une entreprise ne verse aucun salaire au cours de l’année ciblée, elle doit transmettre une Déclaration des salaires.

Cette déclaration laisse également savoir si le total des versements périodiques à la CNESST suffit pour couvrir la prime d’assurance annuelle, et ce, selon les salaires déclarés.

Tout employeur doit expédier sa Déclaration des salaires avant le 15 mars de l’année suivante. En cas de retards, une pénalité et des frais d’intérêts s’appliqueront. Pour de plus amples détails, nous vous recommandons la lecture du volet Déclaration en retard du site de la CNESST.

Bien entendu, la Déclaration des salaires doit contenir des données vérifiables. Vous devez donc conserver – pendant six ans – des pièces justificatives et autres documents pertinents afin d’appuyer votre déclaration.

Travailleur autonome

Des particularités entrent en ligne de compte pour ce type de travailleur que les employeurs doivent connaître. Le site Entreprises Québec décrit très bien la réalité concernant le travail autonome :

« Notez qu’une personne considérée comme un travailleur autonome par un ministère ou par un autre organisme public peut être considérée comme un travailleur par la Commission. Ainsi, si vous avez conclu un contrat de travail avec un travailleur autonome, vous devrez peut-être inclure dans votre déclaration des salaires les sommes que vous lui avez versées. »

Pour vous assurer d’être conforme, nous vous invitons à communiquer avec la CNESST et accéder au volet Distinction entre travailleur et travailleur autonome du site de l’organisme public. Vous y lirez toutes les informations et les précisions afin de bien remplir votre déclaration.

Avis de cotisation

Après l’envoi de la Déclaration, chaque employeur recevra un Avis de cotisation. Celui-ci détaille la cotisation à la CNESST pour chaque année de cotisation. L’avis en question peut renfermer des avis et annexes, un état de compte ainsi que les pénalités et intérêts, avec les divers modes de paiements disponibles.

Voici ce que peut contenir la 1re partie de cet avis :

Pour sa part, la 2e partie de l’Avis peut contenir des informations détaillées sous forme d’annexes, soit :

La CNESST a préparé une publication détaillée pour que chaque entreprise puisse bien s’orienter, L’État de compte et l’Avis de cotisation, pour mieux s’y retrouver.

D’ordre général, pour accéder à l’éventail des particularités et autres caractéristiques, parcourez le Guide de la Déclaration des salaires 2018. Les récentes informations concernant l’envoi de la Déclaration des salaires y sont. Vous aurez un portrait complet et spécifique des démarches et indications pertinentes.

Sources :

Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), [En ligne], [csst.qc.ca/employeurs/assurance/declaration-salaires/Pages/declaration-salaires.aspx] (Consulté le 14 décembre 2018).

Entreprises Québec, « Déclaration des salaires », [En ligne], mis à jour le 17 septembre 2018. [legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/A-3.001] (Consulté le 14 décembre 2018).

<< Retourner au blogue